Простая инструкция по созданию списка рассылки в Outlook 2016

Microsoft Outlook 2016 — универсальный инструмент для работы с электронной почтой и управления задачами, который позволяет создавать списки рассылки для эффективного контакта с группами людей. Список рассылки позволяет отправлять одно сообщение сразу нескольким получателям, без необходимости вводить каждый адрес вручную. Это особенно полезно, если вы часто отправляете сообщения большому количеству людей, например, коллегам, клиентам или друзьям.

Создание списка рассылки в Outlook 2016 очень простое и требует всего нескольких шагов. В этой статье мы расскажем вам, как создать список рассылки и добавить в него адресатов.

Для начала, откройте Outlook 2016 и перейдите на вкладку «Группа рассылки». Нажмите на кнопку «Новая группа рассылки», расположенную в верхней части экрана. В появившемся окне введите имя для вашего списка и нажмите «ОК».

Шаг 1: Открыть Outlook

Для создания списка рассылки в Outlook 2016, первым делом необходимо открыть программу Outlook на своем компьютере.

Вы можете найти ярлык программы на рабочем столе или в меню «Пуск».

Щелкните на ярлыке программы, чтобы запустить Outlook.

Шаг 2: Перейти во вкладку «Домашняя»

Чтобы создать список рассылки в Outlook 2016, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Откройте Microsoft Outlook 2016 на вашем компьютере.

2. В верхней части окна Outlook найдите и выберите вкладку «Домашняя».

3. В этой вкладке вы найдете различные инструменты и функции для работы с вашими электронными письмами, включая создание и редактирование списков рассылки.

4. Перейдите к следующему шагу для создания нового списка рассылки в Outlook 2016.

Шаг 3: Нажать на кнопку «Создать группу контактов»

Как только вы открыли Outlook 2016 и нашли вкладку «Адресная книга», следующим шагом будет создание группы контактов. Для этого перейдите на вкладку «Группы контактов» и щелкните на кнопке «Создать группу контактов».

После нажатия на эту кнопку откроется окно «Создать группу контактов», где вы сможете назвать свою группу и добавить в нее контакты. Введите название группы в поле «Имя группы» и выберите желаемый адрес с электронной почтой в поле «Адрес электронной почты». Если вы хотите добавить существующие контакты в группу, вы можете кликнуть на кнопку «Выбрать контакты» и выбрать соответствующие контакты из ваших контактов в Outlook.

Когда вы закончите создание группы контактов, нажмите кнопку «OK», и ваша группа будет создана. Теперь вы можете использовать эту группу для отправки рассылок в Outlook 2016.

Шаг 4: Ввести название группы контактов

Введите название группы контактов, чтобы легко идентифицировать ее в будущем. Название должно быть ясным и описывающим группу, например «Сотрудники отдела маркетинга» или «Клиенты поставщика X».

Для того, чтобы ввести название группы контактов, выполните следующие действия:

1. Нажмите на поле «Название группы» в окне создания новой группы контактов.
2. Введите желаемое название группы.
3. Убедитесь, что название группы является уникальным и легко идентифицирует вашу группу контактов.
4. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить создание группы контактов.

Теперь у вас есть название для вашей группы контактов, которое поможет вам легко находить и управлять вашим списком рассылки в Outlook 2016.

Шаг 5: Добавить контакты в список

После создания списка рассылки в Outlook 2016 вам потребуется добавить контакты в этот список. Вот как сделать это:

1. Откройте список рассылки, который вы создали, нажав на его название в папке «Списки рассылки».
2. На вкладке «Список рассылки» нажмите кнопку «Добавить участника» в группе «Список».
3. Выберите нужный способ добавления контактов:
   • Если вы хотите добавить контакты из адресной книги Outlook, выберите «Новый контакт из адресной книги» и введите имя или адрес электронной почты в поле поиска. Затем выберите имя из предлагаемого списка и нажмите кнопку «Добавить».
   • Если вы хотите добавить контакты из уже существующих списков рассылки, выберите «Текущий список рассылки» и выберите нужный список из предложенного списка.
   • Если вы хотите добавить новые контакты, не связанные с Outlook, выберите «Новый контакт» и введите необходимую информацию в поля.
4. Повторите эти действия для каждого контакта, которого вы хотите добавить в список.
5. Когда закончите добавлять контакты, нажмите кнопку «Готово». Ваши контакты будут добавлены в список рассылки.

Теперь у вас есть список рассылки с добавленными контактами в Outlook 2016. Вы готовы отправлять рассылку вашим получателям.

Шаг 6: Сохранить список рассылки

После того, как вы добавили все необходимые адреса электронной почты в список рассылки, важно сохранить его, чтобы иметь возможность использовать его в будущем. В Outlook 2016 это делается очень просто:

1. Выберите вкладку «Рассылка» на ленте инструментов Outlook.
2. Нажмите кнопку «Сохранить список рассылки» в группе «Многополучатели».
3. В появившемся диалоговом окне выберите папку, в которой вы хотите сохранить список рассылки, и введите ему уникальное имя.
4. Нажмите кнопку «Сохранить».

Поздравляю, вы успешно сохранили свой список рассылки в Outlook 2016! Теперь вы можете использовать его при отправке сообщений на множество адресов одновременно, без необходимости каждый раз вводить их отдельно.

Шаг 7: Отправить письмо без копии группы контактов

Если вы хотите отправить письмо без копии группы контактов, то следуйте этим инструкциям:

1. Откройте окно нового письма в Outlook 2016.
2. В поле «Кому» введите адрес получателя письма.
3. В поле «Тема» введите тему письма.
4. Напишите текст письма в поле «Текст сообщения».
5. Удерживая клавишу «Ctrl», щелкните левой кнопкой мыши на группе контактов, которую вы хотите исключить.
6. Нажмите правой кнопкой мыши на выделенной группе контактов и выберите пункт «Удалить копию» из контекстного меню.
7. Письмо будет отправлено только адресату, без копии группы контактов.

Следуя этим шагам, вы сможете отправить письмо с помощью Outlook 2016, исключив определенную группу контактов из копии. Это полезная функция, если вы не хотите, чтобы другие участники группы видели адресатов письма.

Шаг 8: Проверить результаты отправки рассылки

После того как вы отправите рассылку, важно проверить ее результаты, чтобы убедиться, что все прошло успешно. В Outlook 2016 есть несколько способов проверить результаты отправки рассылки:

1. Проверить «Отправленные» папку: Перейдите в папку «Отправленные» в своем почтовом ящике и убедитесь, что все письма из списка рассылки были успешно отправлены. Если вы обнаружите какие-либо неудачные отправки, можно попробовать повторить отправку или проверить адреса получателей.

2. Проверить отчет о доставке: В Outlook 2016 можно запросить отчет о доставке для каждого отправленного письма. Отчет о доставке содержит информацию о том, было ли письмо успешно доставлено до почтового сервера получателя. Чтобы запросить отчет о доставке, нажмите правой кнопкой мыши на отправленное письмо, выберите «Свойства» и перейдите на вкладку «Детали доставки». Затем нажмите на кнопку «Запросить отчет». Вы получите уведомление о доставке или об ошибке.

3. Проверить ошибки отправки: Если письма не были успешно доставлены, Outlook 2016 может отобразить сообщение об ошибке. Чтобы проверить ошибки отправки, откройте отправленное письмо, выберите «Отправка/получение» на панели инструментов и выберите «Ошибки отправки». В этом окне вы увидите список писем с ошибками доставки и подробную информацию о возникающих проблемах.

Проверка результатов отправки рассылки поможет вам убедиться, что все письма были успешно отправлены и получены вашими адресатами. Это важный шаг, который поможет вам поддерживать эффективность и надежность своей рассылки в Outlook 2016.